什么是业务流程分析?一种改进过程的方法

BPA帮助组织挖掘重要的业务和IT流程,以寻找改进的问题和机会。

什么是业务流程分析?一种改进过程的方法
Anawat S. / Getty Images

业务流程分析(BPA)是一种帮助组织深入检查内部流程以找到改进机会的方法。 BPA有助于识别可以更高效或有效的进程,并评估是否设置流程以与业务目标保持一致。 BPA是一个重要的子集 业务流程管理(BPM)是一个更大的框架,旨在管理组织中的流程。它根据BPM专业人员(ABPMP)的协会,提供成熟组织“在复杂组织中提供治理”,通过提供“共同的,标准化的流程”。

尽管有类似的名称,但业务流程分析不应与业务分析(BA)混淆。 BPA专注于分析业务流程,并根据分析期间收集的数据提出改进的建议。另一方面,BA更加专注于确定与流程不关联的组织内的特定需求或问题,但可能包括财务,研究,招聘或预算削减。

谁评估了业务流程?

BPA通常落在桌子上 业务分析师 或一个过程架构师。业务分析师可以帮助向环境提供上下文,并根据模式和趋势提供深入的洞察力。流程架构师更涉及流程,并负责不断分析和改进业务流程。 根据IBM,过程架构师的角色是有一个人拥有“模拟,分析,部署,监控和不断改善业务流程”的责任。它们是弥合“企业和流程技术技术”之间的差距的关键组成部分。

您希望有人具有分析技能,他们可以挖掘分析期间获得的数据和信息,以帮助确定可以改进的内容以及如何在业务中运行的过程。但BPA不仅仅是一个商业分析师或流程建筑师;您还需要参与管理,涉及进程中的任何有关部门来识别和实施流程改进。

业务流程分析的5个步骤

以下五个一般步骤可以帮助确保BPA计划顺利进行,并产生有效的结果:

  • 确定您的目标和流程: 使用BPA确定您想要实现的内容,并建立要在业务中分析的进程。您希望设置KPI,基准,目标和其他测量工具,以帮助评估所做的更改是否成功。
  • 收集资料: 一旦建立了哪个进程进行了分析,您的团队将需要尽可能多地收集信息。您将希望收集与该过程相关的任何数据,文档或资源,以及熟悉该过程的面试利益攸关方,并与其日常处理。重要的是要从靠近流程的人获得尽可能多的洞察力,以帮助画出完整的图像如何在组织内运用。
  • 映射到过程: 收集有关此过程的信息后,您应该从开始完成后映射出来。您可以将其视为一张纸或白板,或者您可以选择使用更复杂的工作流管理软件来帮助您更好地从开始完成过程。
  • 确定改进区域: 一切都被映射出来后,您将希望分析过程并识别任何潜在改进的领域。这可能意味着修复冗余,自动化某些步骤或更改工作流的部分。任何事情都将更有效地流动或有助于使其对公司中其他人更有效的事情应该得到解决这一点。
  • 采取行动和监控: 最后一步是实现改进并监视过程以确保更改成功,并且更新的过程符合您在第一步中建立的目标和KPI。然而,你不应该在这里停下来; BPA需要继续监控和登记。您可能会发现更多的机会来改善未来的过程,所以你想避免“设置它并忘记它”的态度。

业务流程分析工具

根据ABPMP,BPA软件可以“为建模和分析商业流程提供广泛的火力,”某些业务可能选择更简单的工具来分析或映射一个过程,例如Visio,这也允许您记录一个过程。但是,各种BPA和BPM工具提供了更复杂的功能,旨在帮助您从您的分析中获得更深入的洞察力,并允许更好的合作。  

BPA工具可以帮助您的团队简化分析过程,特别是如果您的组织在组织中的多个部门,资源或数据源中跨越了很多复杂的流程。使用BPA工具,您将很容易地绘制图表,可视化进程,共享和节省利益相关者之间的节省笔记,创建模型和实现自动化功能。

BPA的一些流行工具包括:

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