希望您的创业公司无纸化吗?这8个提示将带您到达

存储纸质文件既昂贵又无法扩展。请遵循以下提示,以防止纸张过多的办公室造成的问题。

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当您开始新的业务时,文书工作往往会迅速堆积。无纸化不仅可以使您的文件井井有条(甚至可以搜索,具体取决于您使用的软件),还可以释放办公室的存储空间,甚至可以节省树木。这里有一些开始的提示:

1.购买文件扫描仪

如果您打算从一开始就无纸化并希望保持这种状态,那么购买高质量的扫描仪应该是您的第一步。随着业务的开展,您将在每一步中对文档进行数字化处理,因此这是您不希望一mp而就的一件事。理想情况下,只需单击即可获得重要文件,而不是将其埋在家庭办公室一角的盒子下面。两个受到高度评价的选项是 整齐 富士通Scan Snap.

对于随时随地的用户,还有很多电话和平板电脑可供选择。查看高度评价的 凸轮扫描仪 要么 天才扫描,适用于Android和iOS。 可扫描 是另一个不错的选择-特别是对于Evernote用户。

2.让云为您服务

如果您要扫描并扔掉所有纸质副本,则不要只相信计算机以确保其安全就不会犯错。由于总是存在丢失或损坏备份驱动器的风险,因此当涉及到最重要的文件时,可能值得考虑。像这样的云服务 投寄箱  and Box.com  非常灵活,并提供可扩展性的业务计划。另一种选择是  印象笔记 ,该工具将笔记记录与文件管理集成在一起,在无纸化专家中非常受欢迎。最后,即使您使用这些其他云服务,也可以使用类似的服务创建第二个备份 我开车 要么 碳酸盐岩 将确保您的设置防灾。

如果您担心安全性,则大多数云服务都提供基本的加密和/或与更复杂的第三方选项的兼容性。请记住,云提供了额外的可访问性优势-您现在可以通过电话或笔记本电脑远程访问文档,而不必为您将重要文档留在办公室这一事实而烦恼。

3.设置虚拟邮件室

本技巧为您提供了专业的公司地址,还为您节省了单调地通过邮件进行分类的时间。虚拟邮件室服务将扫描您在所述地址收到的每个信封,然后提供以下几种选择:打开&扫描,切细,转发,支票存款或付款。受欢迎的服务包括 旅行信箱地球类邮件.

4.雇用第三方担任您的注册代理

注册代理通常与虚拟邮件室服务重叠,对于缺乏实体办公室的初创公司尤其重要。您的第三方代理负责存储组织文件,并代表您的公司接收和扫描官方邮件。结果,您将从异地文件存储中受益,并且对文档数字化过程有所帮助。

5.完全减少商务垃圾邮件

可以肯定地说,垃圾邮件同时是21世纪最大的挫败和浪费者之一。如果您最终受够了,可以使用省时的应用程序,例如 纸业 可以证明是有用的。只需对违规邮件拍照,公司将代表您采取行动,要求发件人从您的邮件列表中删除您的名字。

6.查找满足您需求的在线传真服务

目前,您可以采用无纸化方式完成大多数办公任务,而传真现在已列在该列表中。如果您的客户或供应商都配备了传真机,则仍然可以通过多种方式使这些交互保持无纸化。考虑像“按需付费”服务 绿色传真 或订阅服务(例如 电子传真  or Nextiva 如果您知道自己将经常进行传真。与往常一样,有移动选项可以满足您的传真需求,请查看 微风打印和传真不传真,适用于Android和iOS。如果您涉及医疗行业,以下是清单 符合HIPAA的传真服务(披露:我的公司拥有此列表所在的网站FindAFax.com).

7.为所有适用服务设置电子计费

在当今时代,大多数服务都提供仅电子邮件计费选项。电子计费减少了扫描邮件文档的时间,减少了纸张浪费,并简化了账单支付流程。相反,如果您自己公司的服务包括开发票,请使用电子选项,例如 贝宝 要么 新鲜书 而不是发送实际的单据。

8.电子签名文件

仅打印文档以进行签名,扫描和发送的日子已经一去不复返了。电子签名方法节省了时间和纸张,并提供了许多受欢迎的服务,包括 Adobe标志 DocuSign 。其他功能可能包括表单模板,文档归档以及与其他云服务的集成。

在进行过渡(或评估这种极端变化是否可能)时,许多老牌公司都会为他们剪裁工作。不过,如果您只是刚开始创业,那您很幸运。从长远来看,现在选择无纸化将节省大量时间,麻烦,文件柜成本,树木甚至房地产。

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