时间管理:提高生产力的6种方法

工作场所绩效专家Jason Womack提供了六个最有效的技巧,这些技巧可以更好地管理您的时间并让您的工作效率倍增。

如果您在本月初下定决心要更聪明地工作,停止拖延工作并提高工作效率,那么您的最佳意图可能很快就会被您定期安排的工作习惯所破坏。

工作场所绩效专家 杰森·沃马克 他说改变我们的工作方式以提高生产率非常困难,因为我们的流程已成为习惯,而且在许多情况下,这些习惯使我们成功(即使它们使我们在流程中脱颖而出)。

沃马克说:“例如,中级经理可能已经习惯了通过电子邮件或黑莓的嗡嗡声生活,”他们的响应能力很可能得到了回报。 “如果他们没有解决巴甫洛夫式的回应,他们将很难改变他们的习惯。”

沃马克补充说,专业人士在时间管理方面犯的最大错误是,他们继续将时间浪费在不再应得的活动上。

他说:“他们应该在应该做的时候继续前进。” “他们在主题行中已经回答问题后会继续输入电子邮件。已经解决了呼叫目的后会继续在电话中交谈。在会议点被遮盖之后,他们会留在会议室。”

为了防止您犯同样的错误,沃马克分享了他六个最有效的时间管理和提高工作效率的技巧。

1.遵守15分钟规则。 沃马克建议将您的工作日分为15分钟。如果您每天工作8个小时,则有32个15分钟的块。一个10小时的工作日为您提供40个15分钟的工作量。沃马克强调15分钟,因为他说,这足以完成某项工作,而又足够短,可以在您的一天中找到。

当您必须安排通常需要一个小时的会议或电话会议时,Womack告诉他的客户在每小时的15分钟后开始,然后在该小时结束。他认为人们可以在45分钟内完成他们认为需要60分钟才能完成的工作(即3个15分钟)。将会议时间限制在45分钟以内,这将迫使您保持准时,并给您额外的15分钟的时间,您可以在其中处理任务列表中的其他项目。

2.知道何时完成。 在基本上完成某件事后继续进行工作是一项浪费大量时间的事情,大多数专业人员甚至都没有意识到。沃马克说,人们需要仔细考虑“我何时完成”问题。 最好的事情变得更好:更聪明的工作,更大的思考,更多的成就 (Wiley 2012)。

他说:“当我得到一本非小说类书籍时,当我从作者那里学到了我以前不认识的东西时,我就完成了这本书。” “我拿起书,付了24.95美元,读了两三个15分钟的书,学到了一些东西,然后把这本书交给了我在飞机上的同伴。”

3.消除干扰。 消除分心可能不是新的时间管理技巧,但是沃马克提出的避免特定分心的建议(例如a同事或or经理)是新颖而有效的。

如果您的经理很容易打扰您,Womack建议您抢先一步。例如,与其等待您的经理在您的办公桌前出现或对您进行ping操作,不如在小时前的几分钟,例如10:52或10:55,最好是在开会或打电话之前,先与她联系。他说要对她说:“我正在做很多事情,在11点开会,我正设法避免任何打扰。您有什么需要告诉我或询问的吗?我在开会之前和工作开始之前?”

沃马克的另一个提示:如果您想向某人快速提问,但又不想陷入冗长的谈话中,请在小时前几分钟致电您的联系人(或在他的办公桌旁停留),知道他可能会每小时开会,也没有时间闲聊。

4.确定需要注意的动词。 Womack建议围绕动词组织您的待办事项清单,例如 呼叫 , 草案 , 评论 , 准备 时间表 。他说,这些任务通常可以一次坐下来完成,有助于推进更大的项目。

如果您的待办事项清单上有大图动词,例如 计划 , 讨论 , 创造 要么 实行 Womack补充说,用破坏整体计划的行动步骤来代替它们。这样做将帮助您入门,并减少不知所措的感觉。

5.为奖金时间做好准备。 下次您发现航班延误或医生迟到时,请不要生气。认识到您刚刚获得了“奖励时间”的礼物。正如Womack所建议的,如果您随身携带一些工作,无论是回复电子邮件,打电话,审查提案还是起草计划,您都将有机会解决。

6.使用电子邮件快捷方式。 Womack指出,使用智能手机发送电子邮件时,BlackBerry和iPhone都允许用户创建快捷键或键盘快捷键。他创建了多个键盘快捷方式,这些快捷方式可以调用他经常重复使用的样板文字。例如,如果有人通过电子邮件向Womack询问有关如何更有效地使用Microsoft Outlook的信息,则他所要做的就是键入快捷方式“ OL”,该快捷方式会自动在电子邮件中填入对问题的答复。 (这个 视频 演示如何在iPhone 4S上创建这些键盘快捷键。这个 显示了如何在BlackBerry上创建它们。)

这些快捷方式为沃马克节省了很多时间,因为沃马克已经为人们提出的一些最常见的问题提供了答案。这样可以避免他每次有人给他发送电子邮件时都必须重新创建答案。这也使他不必搜索发送的文件夹,也不必将答案复制并粘贴到电子邮件中。

梅里迪斯·莱文森 涵盖CIO.com的职业,安全和云计算。在Twitter上关注Meridith @meridith 。在Twitter上关注CIO.com的所有内容 @CIOonline 继续 脸书 。向Meridith发送电子邮件,地址为 [email protected].

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